Logiciel RH – Comment choisir ?

Entreprise utilisant un logiciel RH

Logiciel RH – Comment choisir ?

Tout logiciel d’entreprise qui aide à gérer les informations sur les employés et les tâches liées aux RH peut être considéré comme un logiciel RH. En savoir plus ici.

La plupart des entreprises modernes utilisent une sorte de logiciel de ressources humaines (RH) pour aider à la gestion des employés. Les logiciels RH simplifient et optimisent la gestion des ressources humaines de manière en constante évolution. En sélectionnant une solution logicielle RH à jour qui fonctionne bien avec vos opérations commerciales, votre entreprise peut gérer au mieux ses talents, garder ses employés heureux et stimuler la productivité.

Si vous êtes familier avec les logiciels RH et que vous souhaitez comparer certains des meilleurs fournisseurs du secteur, consultez notre page de liste des logiciels RH .

Qu’est-ce qu’un logiciel RH ?

Tout logiciel d’entreprise qui aide à gérer les informations sur les employés et les tâches liées aux RH peut être considéré comme un logiciel RH. Les systèmes logiciels RH aident à gérer les personnes, à automatiser les tâches manuelles et à organiser les informations.

Les logiciels RH permettent naturellement d’économiser du temps de travail pour les managers et le personnel RH grâce à l’automatisation, mais ils assistent également les processus RH qui permettent une meilleure planification, gestion budgétaire et prise de décision.

Un logiciel RH permet de voir, par exemple, combien d’employés sont nécessaires à certaines périodes de l’année sur la base de données historiques afin que les ressources de recrutement puissent être allouées et mobilisées en conséquence. Il existe une myriade d’autres façons pour une entreprise de s’appuyer sur des logiciels plutôt que sur des dossiers papier défectueux et désorganisés. Si vous souhaitez en savoir plus sur le recrutement, n’hésitez pas à lire notre guide sur comment recruter un employé pour son entreprise.

Les différents types de logiciels RH

Il existe de nombreux types de logiciels RH qui peuvent effectuer une variété de tâches RH. Certaines solutions sont complètes, englobant la plupart ou la totalité des fonctions de gestion des ressources humaines. D’autres solutions sont spécialisées et proposent une assistance sur une ou deux tâches RH seulement.

D’autres solutions encore sont flexibles et offrent une aide pour les tâches administratives de base des RH comme la gestion d’une base de données, avec la possibilité d’ajouter des modules qui peuvent aider avec des choses comme le suivi du temps et des présences et le libre-service selon les besoins.

Le logiciel RH inclut, mais n’est pas limité à :

  • Systèmes d’Information des Ressources Humaines (SIRH)
  • Systèmes de gestion des ressources humaines (SGRH)
  • Gestion du capital humain (HCM)
  • Systèmes de suivi des candidats (ATS)
  • Systèmes de paie

Logiciel RH sur site

Un logiciel RH sur site est un logiciel installé sur des ordinateurs individuels et fonctionnant au sein d’un petit réseau au sein d’une organisation. Le logiciel n’est accessible et utilisable qu’à partir des ordinateurs sur lesquels il a été installé. Bien que cela puisse être sécurisé et moins coûteux que les logiciels basés sur le cloud, il est difficile à mettre à jour et peu pratique pour la plupart des organisations.

Logiciel RH basé sur le cloud

La plupart des logiciels RH utilisés dans les organisations aujourd’hui sont basés sur le cloud. Les logiciels RH basés sur le cloud peuvent être appelés sur des appareils disposant d’un accès Internet à l’aide de connexions, ce qui permet une plus grande flexibilité et mobilité. Ce type d’accès est particulièrement pratique pour les travailleurs mobiles, mais peut également permettre aux employés de n’importe quel secteur d’accéder à leurs propres informations personnelles et d’apporter des modifications si des options de libre-service sont en place.

Fonctionnalités du logiciel RH

Les fonctionnalités du logiciel RH peuvent varier d’un système à l’autre, mais incluent souvent :

RH de base (suivi du personnel)

Temps et présence

Paie

Base de données des employés Planification de la main-d’œuvre Suivi des salaires
Informations sur l’emploi Suivi du temps Bonus
Données salariales actuelles et historiques Gestion des absences Calculs de paie
Statut temps plein/temps partiel Surveillance des prises de force et des congés maladie Retenues à la source et saisie-arrêt
Disponibilité des employés Bornes et/ou pointeuses biométrique Déclarations fiscales
Anniversaires d’emploi Dépôts direct
Rapports

Libre-service pour les employés

Gestion des avantages sociaux

Revue des performances

Accès des employés aux infos perso Accès des employés aux renseignements personnels Compétences
Accès à des inscriptions et avantages Information sur l’assurance 2tablissement d’objectifs
Demandes de congés Gestion évènements de la vie Commentaires des employés
Informations sur la paie Programme de bien-être Examens
Annonces de l’entreprise Flux de transporteurs Révisions annuelles et augmentations

Suivi des candidats

Gestion de l’apprentissage

Demandes d’emploi Gestion des certifications
Offres d’emploi Gestion de l’apprentissage en ligne
Intégrations de sites de recrutement Instruments d’évaluation
vérification des antécédents Gamification
Base de données des candidats
Gestion des entretiens
Intégration

Avantages du logiciel RH

Les avantages d’un logiciel RH peuvent varier considérablement selon le type de logiciel sélectionné et les caractéristiques de l’entreprise. Le principal avantage universel est le temps de travail économisé en effectuant des tâches administratives banales. Ce temps peut être redirigé vers des tâches plus lucratives ou productives qui aident à améliorer l’organisation.

Selon le logiciel choisi et la façon dont il est utilisé, les entreprises peuvent voir une diminution des erreurs avec l’élimination de la double saisie de données et une amélioration de l’organisation avec l’introduction des dossiers électroniques. De plus, il peut y avoir des économies d’espace et de coût en raison de l’utilisation réduite de papier, de trombones, d’encre et de fournitures associées.

Au-delà de ces avantages de grande envergure, les entreprises peuvent voir des avantages qui découlent du type spécifique de logiciel ou de modules qui ont été choisis, comme une amélioration de la planification de la relève et du développement des employés après la mise en œuvre d’un système de gestion de l’apprentissage robuste. Un bon logiciel RH peut également parfois être connecté au logiciel de facturation de l’entreprise.

Les entreprises qui choisissent une solution logicielle RH globale peuvent voir un certain nombre d’avantages qui se produisent dans plusieurs domaines de l’organisation. Les processus peuvent être rationalisés et il peut être plus facile de croiser les données relatives aux différents éléments des RH qui étaient cloisonnés avant la mise en œuvre d’un système complet.

Cabinet de ressources humaines

Cabinet de ressources humaines

Avantages de la gestion de la paie

La paie est souvent la dépense organisationnelle la plus importante. Par conséquent, la gérer efficacement à l’aide d’un logiciel RH peut faire gagner du temps et éviter les problèmes tout en évitant l’insatisfaction des employés causée par des erreurs.

L’intégration d’ un logiciel de gestion du temps et des présences et la planification avec les fonctions de paie peuvent aider une entreprise à mieux contrôler les coûts de main-d’œuvre, les heures supplémentaires et les problèmes de conformité tels que le nombre d’heures travaillées par les mineurs. Les analyses basées sur ces types d’intégrations peuvent permettre une meilleure prise de décision et une meilleure planification en temps réel.

Avantages des options de libre-service

La fonctionnalité de libre-service pour les employés et les responsables peut aider à améliorer les communications tout en renforçant l’autonomie au sein de l’entreprise. Cela devient un module logiciel RH populaire, en particulier lorsque la fonctionnalité est optimisée pour les mobiles.

Permettre aux employés d’accéder aux informations et aux horaires, de soumettre des modifications et des demandes de congés, et même de prendre en charge leur propre développement et formation peut améliorer la satisfaction et la productivité tout en économisant du temps de gestion. Permettre aux responsables d’effectuer des tâches et de répondre aux demandes de congés lors de leurs déplacements peut améliorer les opérations et permettre des actions plus rapides.

Améliorations du recrutement

Le recrutement est de plus en plus centré sur les employés et numérisé, donc l’utilisation d’un logiciel RH pour aider au recrutement peut aider à attirer les meilleurs talents. Les logiciels RH s’intègrent souvent aux meilleurs sites d’emploi et sites de médias sociaux pour publier des offres d’emploi là où les meilleurs candidats les verront. Le logiciel RH peut également aider aux processus d’entretien et d’intégration pour une embauche plus rationalisée. Si vous cherchez par exemple à recruter un médecin, un logiciel RH pourra vous être utile.

Les logiciels RH et l’avenir de votre entreprise

Les logiciels RH fournissent aux entreprises des outils qui peuvent les aider à gagner en flexibilité. Cela peut être déterminant pour s’adapter aux changements universels suivants dans la façon dont de nombreux effectifs fonctionnent :

  • D’une hiérarchie à une structure plus plate avec un accent sur les équipes
  • Développement centré sur l’employé, plutôt qu’un apprentissage programmé en classe
  • Utiliser l’analyse pour recruter de manière stratégique plutôt que d’embaucher de manière réactive
  • Travailler et se connecter à distance plutôt que strictement au bureau ou en face à face
  • Développer une vue d’ensemble qui croise les facteurs financiers avec les RH
  • Restauration aux travailleurs à temps partiel, temporaires, contractuels et à la demande, par opposition au personnel à temps plein uniquement
  • Fournir une rétroaction, un encadrement et une reconnaissance continus au lieu d’évaluations annuelles
  • Promouvoir la transparence comme vecteur d’équité et d’accroissement de la diversité

Hiérarchies organisationnelles aplaties

Les hiérarchies dans lesquelles la haute direction transmet des objectifs à des niveaux de gestion de plus en plus bas jusqu’à ce que ces objectifs soient décomposés en tâches spécifiques pour les travailleurs de première ligne ne correspondent plus au rythme rapide de la vie moderne.

Les organisations intelligentes utilisent un logiciel RH pour aplanir les hiérarchies, donnant aux travailleurs plus de liberté pour définir leurs propres objectifs qui ne sont pas déconnectés en raison des couches d’intermédiaires. Les responsables peuvent approuver ou réviser les objectifs et les travailleurs peuvent soumettre des mises à jour concernant leurs progrès.

Développement propulsé par les employés

Les portails en libre-service et les applications d’apprentissage en ligne offrent aux travailleurs la possibilité de contrôler leur propre développement. En tirant parti de ces outils, les employeurs permettent à leur personnel de mettre à jour leurs compétences et d’acquérir de nouvelles compétences qui peuvent continuellement améliorer l’organisation.

En utilisant des outils d’apprentissage plus interactifs, plutôt que des cours magistraux, la rétention de l’information est souvent améliorée. Lorsque les employés se sentent responsables de leur propre apprentissage, ils sont susceptibles d’être plus engagés que lorsqu’ils se sentent obligés de suivre une formation.

Recrutement stratégique basé sur les données

L’embauche a changé peut-être plus radicalement que tout autre domaine des ressources humaines au cours des dernières années. Avec une économie en reprise et un nombre de départs à la retraite supérieur au nombre de nouveaux entrants sur le marché du travail, le recrutement s’est de plus en plus déplacé en faveur de l’employé.

Le recrutement basé sur les données peut aider les entreprises à déterminer leurs sources les plus efficaces pour trouver des candidats et peut aider à réduire le bassin de candidats aux meilleurs et aux plus brillants. Cela peut offrir une certaine protection contre le roulement, tout en améliorant les délais d’embauche.

Connectivité à distance

Permettre aux employés de collaborer sur des projets à distance et de communiquer entre eux instantanément peut être avantageux pour de nombreux types d’entreprises. Les logiciels RH peuvent faciliter ces types de connexions tout en aidant à suivre le temps passé afin que les employés soient rémunérés de manière appropriée conformément à la législation du travail.

Mise au point sur une grande image

Le logiciel RH s’améliore continuellement pour inclure une meilleure intégration avec d’autres solutions logicielles de gestion de la main-d’œuvre. En croisant les données RH avec les données financières, les entreprises peuvent mieux voir l’image globale de la santé organisationnelle. En visualisant les informations côte à côte, il est plus facile de repérer les corrélations entre la main-d’œuvre et la productivité, le chiffre d’affaires et les bénéfices, etc.

Embrasser les travailleurs contractuels

De nombreuses entreprises voient des avantages à embaucher des travailleurs qui ne seront avec l’entreprise que pour une courte période ou pour un projet spécifique. Les travailleurs de chantier, les sous-traitants, les travailleurs temporaires et les travailleurs à temps partiel rompent tous avec l’image de l’archétype du travailleur fidèle à temps plein, mais la restauration de ces travailleurs a ses avantages. Ces types de travailleurs offrent souvent des spécialités qui peuvent être utiles, sans engagement.

Un logiciel RH facilite le calcul de la rémunération et la communication avec les travailleurs en dehors des heures normales de bureau ou du lieu.

Rétroaction continue

La rétroaction continue est la demande d’une main-d’œuvre qui fonctionne conformément à une culture de changement rapide. L’entretien annuel devient obsolète, les travailleurs ont simplement besoin d’être coachés ou reconnus rapidement pour être en mesure de répondre aux attentes.

De nombreuses solutions SIRH fournissent des outils de gestion des performances qui permettent aux responsables de fournir plus facilement un retour d’information continu. Les outils de gestion des performances peuvent inclure des alertes qui informent les responsables lorsqu’un employé a terminé une tâche, des évaluations à 360 degrés qui permettent aux pairs et aux clients de soumettre des commentaires, et des options de messagerie qui permettent aux responsables de contacter instantanément les employés.

Transparence simplifiée

La culture du « silence » entourant les salaires et les promotions disparaît au profit d’une culture plus transparente. Un logiciel RH permet aux employeurs d’afficher les salaires de départ, les projections d’augmentation au mérite et les opportunités de promotion à la vue de tous.

La transparence rend plus difficile la discrimination pour des raisons arbitraires, ce qui conduit souvent à une plus grande équité et diversité. Lorsqu’une entreprise choisit de rendre publics les salaires, elle fait savoir aux travailleurs qu’ils peuvent s’attendre à une équité de la part de l’entreprise.

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Industrie:

  • Commerces de détail
  • Construction
  • Fabrication
  • Restaurants
  • Hôpitaux
  • Banques
  • Grandes entreprises
  • Petites entreprises
  • Start-up
  • Associations à but non lucratif
  • Sociétés immobilières
  • Écoles
  • Organismes gouvernementaux

Résumé

Un logiciel RH peut changer la façon dont une entreprise travaille de l’intérieur. Idéalement, les logiciels RH doivent s’adapter à la culture d’entreprise et contribuer à promouvoir les visions que l’entreprise apprécie le plus. Pour ceux qui recherchent des options logicielles RH gratuites, cliquez ici .

Trouvez votre logiciel RH idéal

Si vous avez décidé qu’un logiciel RH convient à votre entreprise, nous pouvons vous aider à démarrer le processus de sélection. Vous pouvez appeler pour recevoir des conseils et des suggestions de nos experts en SIRH ou vous pouvez parcourir nos fournisseurs de logiciels RH pour commencer vos recherches par vous-même.

A propos de l’auteur

Dave Rietsema est le PDG de Matchr et ancien professionnel des RH avec plus de 10 ans d’expérience à aider les entreprises à trouver le meilleur logiciel RH.

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